Bij een synchronisatie vergelijkt Gimme de klaslijsten uit Informat of Wisa met wat er al in Gimme Studio staat. Waar iets verschilt, vraagt Gimme jou wat er moet gebeuren. In dit artikel lees je per stap wat elke keuze doet, nu én bij een volgende synchronisatie.
Goed om te weten: er verandert niets tot je op het einde op Wijzigingen toepassen (of Import uitvoeren) klikt. Je kan dus rustig alles nalezen.
1. Start de synchronisatie
Ga naar Instellingen → Integraties. Enkel eigenaars en beheerders van de organisatie kunnen een synchronisatie starten.
Schooljaar – kies eerst het juiste schooljaar. Elke synchronisatie werkt binnen het schooljaar dat je hier kiest.
Gegevens bijwerken – de gewone update voor klassen die al gekoppeld zijn. Gebruik deze knop na klaswissels, nieuwe inschrijvingen of verbeterde gegevens.
Klassen toevoegen – koppel extra klassen aan een Gimme-kanaal. Bestaande koppelingen blijven staan.
2. Zo verloopt de wizard
Bovenaan zie je vier fases: Ophalen → Nakijken → Toepassen → Klaar.
Tijdens Nakijken krijg je alleen de stappen te zien waar er iets te beslissen valt. Is er bijvoorbeeld geen enkele nieuwe leerling, dan sla je die stap automatisch over.
3. Nieuwe leerlingen
Dit zijn kinderen die in Informat of Wisa staan, maar nog niet in Gimme.
Keuze | Wat er gebeurt |
Aanmaken | Het kind komt in Gimme en in het kanaal van zijn klas. De ouders hieronder worden mee uitgenodigd. |
Overslaan | Het kind komt er deze keer niet bij. Bij de volgende synchronisatie vraagt Gimme het opnieuw. |
Met Alles aanmaken of Alles overslaan kies je in één klik voor de hele lijst.
Contactpersonen van een nieuw kind
Keuze | Wat er gebeurt |
Uitnodigen | De ouder ontvangt een uitnodiging en volgt het klaskanaal van het kind. |
Overslaan | De ouder wordt nu niet uitgenodigd en niet gekoppeld, bijvoorbeeld bij een contactverbod. |
Let op: Overslaan geldt voor deze synchronisatie. Staat de ouder bij een volgende synchronisatie nog steeds bij het kind in Informat of Wisa, dan voegt Gimme de ouder alsnog toe en vertrekt de uitnodiging. Wil je een ouder blijvend uitsluiten, pas het dan aan in Informat of Wisa.
4. Leerlingen die niet meer in de lijst staan
Dit zijn kinderen die wel in Gimme staan, maar niet in de lijst die Gimme nu ophaalt. Bijvoorbeeld een kind dat van school veranderde, of een kind van wie de inschrijving pas later start.
Bij Gegevens bijwerken staat de keuze standaard op Enkel markeren. Bij een eerste synchronisatie of bij Klassen toevoegen kies je zelf voor elk kind een actie voor je verder kan.
Keuze | Wat er nu gebeurt | Bij een volgende synchronisatie |
Enkel markeren | Alles blijft zoals het is. Het kind blijft in het klaskanaal en de ouders blijven de berichten ontvangen. Gimme onthoudt alleen dat het kind ontbrak. | Gimme vraagt het niet opnieuw. Komt het kind later terug in de lijst, dan werkt Gimme het bestaande kind gewoon bij. |
Deactiveren | Het kind gaat uit de gekoppelde klaskanalen. De ouders ontvangen geen berichten meer via dit kind. | Het kind blijft gedeactiveerd. Een synchronisatie zet het niet terug actief. |
Archiveren | Hetzelfde effect als deactiveren: uit de klaskanalen, geen berichten meer. Het kind blijft bewaard in het archief. | Het kind blijft gearchiveerd. |
Ontkoppelen | De band met Informat of Wisa wordt verbroken en het kind gaat uit de gekoppelde klaskanalen. Het kind zelf blijft in Gimme staan. | Duikt het kind later terug op in Informat of Wisa, dan maakt Gimme het aan als een nieuw kind. Zo kan je dubbels krijgen. |
Welke kies je?
Twijfel je, of start de inschrijving pas later? Kies Enkel markeren. Er verandert niets voor de ouders.
Is het kind echt vertrokken en mogen de ouders geen klasberichten meer krijgen? Kies Archiveren of Deactiveren.
Ontkoppelen gebruik je best alleen op vraag van het Gimme-team.
5. Contactpersonen
Dit zijn ouders of andere contactpersonen die in Gimme aan een kind gekoppeld zijn, maar niet meer in Informat of Wisa bij dat kind staan.
Keuze | Wat er gebeurt |
Behouden (standaard) | Er verandert niets. De contactpersoon blijft gekoppeld en ontvangt de berichten. |
Loskoppelen | De band met dit kind verdwijnt. Is de persoon nog aan een ander kind gekoppeld, dan blijft die de berichten van dat kind ontvangen. |
Verwijderen | De persoon verliest de toegang tot jullie organisatie. Is de persoon nog aan een ander kind gekoppeld, dan wordt die enkel losgekoppeld van dit kind. |
Tip: heb je zelf een grootouder of andere persoon aan een kind toegevoegd? Kies dan Behouden. Wil je dat die persoon vanzelf meekomt, registreer die dan als relatie van het kind in Informat of Wisa.
6. Wijzigingen
Hier zie je kinderen van wie een naam of klas veranderde in Informat of Wisa.
Bijwerken – Gimme neemt de aangevinkte wijzigingen over. Bij een klaswissel komt het kind (en zo ook de ouders) in het kanaal van de nieuwe klas en verdwijnt het uit het kanaal van de oude klas.
Niet bijwerken – de naam en klas blijven zoals ze nu in Gimme staan.
Staat er Enkel contactpersonen? Dan veranderde alleen iets aan de ouders, bijvoorbeeld een nieuwe ouder. Die wijziging neemt Gimme altijd over: een nieuwe ouder ontvangt dan een uitnodiging.
Je ziet "Verdwenen uit SIS"?
SIS staat voor het schoolsysteem: Informat of Wisa. Deze contactpersoon staat in Gimme bij het kind, maar niet (meer) in Informat of Wisa. Vaak is dat iemand die jullie zelf in Gimme toevoegden, zoals een grootouder of plusouder.
Dit scherm toont het enkel ter info. Wat er met die persoon gebeurt, kies je een stap eerder bij Contactpersonen. Standaard staat daar Behouden: er verandert niets en de persoon blijft de berichten ontvangen.
Deze melding komt bij elke synchronisatie terug, tot de persoon ook in Informat of Wisa als relatie bij het kind staat.
7. Overzicht en toepassen
Je ziet hoeveel kinderen nieuw zijn, bijgewerkt worden, of niet meer in de lijst staan, en welke keuze je maakte. Klopt alles? Klik op Wijzigingen toepassen.
Je mag het venster daarna sluiten. De synchronisatie loopt verder op de achtergrond. Het resultaat zie je terug bij Instellingen → Integraties.
Melding: ongewoon groot aantal verwijderingen
Zou meer dan de helft van je leerlingen uit de lijst verdwijnen, dan houdt Gimme de synchronisatie tegen en toont het deze melding.
Meestal staat dan het verkeerde schooljaar geselecteerd, of zijn de klassen van het nieuwe schooljaar nog niet klaar in Informat of Wisa. Kies Annuleren, controleer het schooljaar en probeer opnieuw. Kies alleen Toch doorgaan als je zeker bent dat dit klopt.
Veelgestelde vragen
Wanneer krijgen ouders een mail?
Op het moment dat een ouder voor het eerst aan Gimme wordt toegevoegd. Een ouder die al gekoppeld is, krijgt geen tweede uitnodiging.
Een kind start pas over een paar weken. Kan ik de ouders nu al toevoegen?
Gimme neemt een kind pas mee als de inschrijving gestart is. Synchroniseer opnieuw met Gegevens bijwerken op of na de instapdatum, dan komen kind en ouders mee. Wil je de ouders vroeger bereiken, voeg ze dan zelf toe aan het kanaal via Mensen.
Moet ik zelf synchroniseren?
Ja. Gimme synchroniseert niet vanzelf. Start een synchronisatie wanneer de klaslijsten veranderden.