Voor wie: beheerders en moderatoren van de organisatie, en kanaalbeheerders.
Een contactmoment stel je fijn af. Elk kanaal of elke begeleider krijgt eigen uren en pauzes, en dat allemaal in één bericht. Dat doe je met momenten.
Contactmoment en moment: het verschil
Het contactmoment is de hele planning. Een bericht heeft één contactmoment.
Een moment is een tijdsblok binnen die planning, bijvoorbeeld donderdag 16:00 – 18:00 voor Groep Zon. Je maakt er zoveel als je wil, ook meerdere op dezelfde dag.
Gimme plant gesprekken binnen elk moment. Tussen twee momenten kiest niemand een tijdstip. Zo maak je zelf pauzes.
Wat stel je per moment in, en wat voor het hele contactmoment?
Per moment (stap 2) | Voor het hele contactmoment (stap 3 en 4) |
Datum, beginuur en einduur | Duur van een gesprek |
Begeleiders | Buffer tussen gesprekken |
Kanalen | Pauzes na een aantal gesprekken |
Vorm en plaats | Wanneer inschrijven opent en sluit |
Elk kanaal zijn eigen uren
Maak in stap 2 een moment voor Alle kanalen.
Klik op Per kanaal splitsen. Je krijgt een moment per kanaal, met dezelfde datum en uren.
Kies per moment de begeleider en pas de uren aan waar nodig.
Een lange pauze, bijvoorbeeld om te eten
Maak twee momenten op dezelfde dag, één vóór en één na de pauze:
Zet het eerste moment op 16:00 – 18:00.
Klik op Moment toevoegen. Het nieuwe moment neemt de begeleider, het kanaal en de plaats over.
Kies dezelfde datum en zet het op 18:30 – 20:00.
Tussen 18:00 en 18:30 is de begeleider vrij.
Korte pauzes voor één kanaal of één begeleider
De pauzes in stap 3 gelden voor iedereen. Wil één begeleider bijvoorbeeld elk uur een korte pauze, maak dan voor die begeleider een moment per uur:
16:00 – 16:55
17:05 – 18:00
18:30 – 19:25
De andere kanalen houden hun eigen momenten.
Een begeleider heeft zelf een gesprek
Is een begeleider ook contactpersoon, bijvoorbeeld als ouder? Laat dan een gat tussen twee momenten van die begeleider, op het uur van het eigen gesprek. Zo staan er geen twee gesprekken tegelijk.
Langere gesprekken voor sommige personen
De duur van een gesprek geldt voor het hele contactmoment. Heb je voor sommige personen een langer gesprek nodig, maak dan een nieuw bericht met een eigen contactmoment. Plan die gesprekken op een uur waarop de begeleider vrij is in het andere contactmoment.
Goed om te weten
Gesprekken passen volledig in een moment. Met gesprekken van 15 minuten en 5 minuten buffer geeft een moment van 16:00 tot 16:50 gesprekken om 16:00 en 16:20. Laat het moment tot 16:55 lopen, dan komt er een gesprek om 16:40 bij.
Een begeleider staat op één moment tegelijk. Overlappen twee momenten met dezelfde begeleider, dan toont Gimme dat bij het moment. Pas de uren aan, dan kan je opslaan.
Momenten aanpassen kan zolang het contactmoment op Concept of Gepland staat. Bij Gepland publiceer je het bericht daarna opnieuw.