Voor wie: beheerders en moderatoren van de organisatie, en kanaalbeheerders.
Hier vind je antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over contactmomenten. Hoe je een contactmoment instelt, lees je in Een contactmoment inplannen.
Hoe krijg ik toegang tot contactmomenten?
Contactmomenten staan niet automatisch aan. Je kiest er bewust voor, omdat een contactmoment verandert hoe je organisatie gesprekken plant.
Stuur ons een berichtje via de chat in Gimme Studio.
Wij zetten contactmomenten aan voor je organisatie.
Je vindt Contactmomenten daarna in het menu links in Gimme Studio.
Zie je Contactmomenten nog niet, terwijl het al aanstaat voor je organisatie? Dan heb je misschien een andere rol nodig. Vraag het aan een beheerder van je organisatie.
Wat is het verschil met Microsoft Bookings of Google-afsprakenpagina's?
Met Microsoft Bookings en Google-afsprakenpagina's bied je tijdstippen aan. Die tools kennen je kanalen en contactpersonen niet.
In Gimme zijn contactpersonen, de personen over wie het gesprek gaat, en de kanalen al aan elkaar gekoppeld. Daardoor:
komt elke afspraak meteen bij de juiste persoon en het juiste kanaal terecht;
zie je per kanaal wie al een tijdstip koos en wie nog niet;
hoef je niets over te typen of te matchen.
Kunnen gescheiden ouders elk apart een gesprek boeken?
Vandaag krijgt elke persoon in de gekozen kanalen één afspraak. Zijn er meerdere contactpersonen, zoals twee ouders, dan delen zij die afspraak. Beide ouders zien in de Gimme app welk tijdstip er gekozen is.
Apart inschrijven per contactpersoon is in voorbereiding. Elke ouder kan dan een eigen tijdstip kiezen.
Heb je nu al een apart gesprek nodig voor één van de ouders? Stuur ons een berichtje via de chat, dan zoeken we samen een oplossing.
Kan een begeleider een tijdstip blokkeren, bijvoorbeeld omdat die dan ergens anders moet zijn?
Dat regel je bij het instellen, in stap 2 en 3:
Een onderbreking op één dag: maak voor die begeleider twee momenten op dezelfde dag, één vóór en één na de onderbreking. Op dat uur ontstaan dan geen tijdstippen.
Vaste pauzes: vul in stap 3 bij Pauzes in na hoeveel gesprekken er een pauze komt en hoe lang die duurt.
Doe dit vóór inschrijven opent. Zodra een contactmoment op Open staat, kan je de momenten niet meer aanpassen.
Een los tijdstip blokkeren nadat inschrijven al open staat, kan nog niet.
Wat met contactpersonen die de Gimme app niet gebruiken?
Je schrijft hen zelf in vanuit Gimme Studio:
Ga naar Contactmomenten en open het contactmoment.
Kies de persoon en klik op Tijdstip kiezen.
De contactpersonen krijgen hier geen melding van. Laat hen zelf weten welk tijdstip je koos.
Meer uitleg: Inschrijvingen voor een contactmoment opvolgen.
Kunnen we ook gesprekken via video of telefoon plannen?
Ja. Per moment kies je bij Vorm voor Ter plaatse, Videogesprek of Telefonisch.
Kunnen we contactpersonen die nog geen tijdstip kozen een herinnering sturen?
In het contactmoment zie je per kanaal wie al een tijdstip koos en wie nog niet. Zo weet je meteen wie je nog kan aanspreken.
Een automatische herinnering die alleen naar wie nog niet inschreef gaat, komt eraan met de nestelfunctie.
We zijn een kanaal vergeten, en inschrijven staat al open. Wat nu?
Geen probleem. Zolang het contactmoment op Open staat, kan je nog een kanaal toevoegen. De andere instellingen blijven dan ongewijzigd.
Voeg het kanaal eerst toe aan het bericht. In het contactmoment kies je alleen uit de kanalen die op het bericht staan.
Kan ik twee contactmomenten in één bericht zetten?
Nee, een bericht heeft één contactmoment. Wil je er een tweede, maak dan een nieuw bericht.
Kunnen contactpersonen hun afspraak zelf annuleren of wijzigen?
Ja, zolang inschrijven open staat, kunnen ze hun afspraak in de Gimme app bekijken en annuleren. Daarna kiezen ze een nieuw tijdstip.
Meer uitleg: Inschrijven voor een contactmoment in de Gimme app.