Voor wie: beheerders en moderatoren van de organisatie, en kanaalbeheerders.
Zodra je een contactmoment hebt ingepland en het bericht hebt gepubliceerd, volg je alles op in Contactmomenten. Je ziet wie al een tijdstip koos, welke tijdstippen nog vrij zijn en wie nog moet inschrijven.
Nog geen contactmoment gemaakt? Lees dan eerst Een contactmoment inplannen.
Je contactmomenten bekijken
Klik in het menu links op Contactmomenten en kies een contactmoment uit de lijst.
Met Filters toon je alleen de contactmomenten met een bepaalde status: Concept, Gepland, Open of Gesloten.
Met Zoeken vind je snel een contactmoment op titel.
Bij elk contactmoment zie je hoeveel tijdstippen er zijn, hoeveel mensen al inschreven en voor hoeveel personen het contactmoment is.
Het tabblad Overzicht toont de cijfers, de instellingen en het verloop: wanneer inschrijven opent en sluit, en wanneer de gesprekken plaatsvinden. Het groene bolletje Nu toont waar je vandaag staat.
Tip: de tijdstippen verschijnen pas als inschrijven opent. Staat je contactmoment nog op Gepland, dan zijn de tabbladen Personen en Tijdstippen nog leeg.
Zien wie al inschreef
Open het tabblad Personen.
Bovenaan zie je hoeveel personen al een afspraak hebben.
Met Alle, Nog niet en Ingeschreven filter je de lijst.
De personen staan per kanaal.
Bij wie al ingeschreven is, zie je de dag, het uur en wie inschreef. Heb jij of een collega de afspraak gemaakt, dan staat er ingeschreven door de organisatie.
Zelf iemand inschrijven
Belt een contactpersoon of kiest iemand liever samen met jou een tijdstip? Dan schrijf je die persoon zelf in. Dat kan zolang het contactmoment op Open staat.
Vanuit Personen
Klik naast de persoon op Tijdstip kiezen.
Kies een vrij tijdstip. Ingenomen tijdstippen zijn doorstreept.
Klik op Inschrijven om ….
Vanuit Tijdstippen
Open het tabblad Tijdstippen.
Klik op een vrij tijdstip.
Kies bij Wie komt om …? de persoon. Typ een naam om te zoeken.
Je ziet alleen personen die nog geen afspraak hebben.
Goed om te weten
De contactpersonen krijgen hier geen melding van. Laat hen het tijdstip zelf weten.
Elke persoon heeft één afspraak.
Heeft iemand met dezelfde contactpersonen al een afspraak op hetzelfde uur? Dan krijg je een waarschuwing. Kies een ander tijdstip of klik op Toch inschrijven.
Ben je kanaalbeheerder, dan schrijf je personen in uit jouw kanalen.
Een afspraak annuleren
Klik in Personen op de drie puntjes naast de persoon, of in Tijdstippen op het ingenomen tijdstip.
Kies Afspraak annuleren.
Bevestig.
Het tijdstip komt weer vrij. De contactpersonen krijgen hier geen melding van, dus laat het hen zelf weten.
Je kan een afspraak annuleren tot het gesprek begint.
Inschrijven sluiten
Inschrijven sluit vanzelf op het moment dat je instelde. Wil je eerder sluiten?
Klik bovenaan op Inschrijven sluiten.
Bevestig.
Contactpersonen kunnen dan niet meer inschrijven. Alle gemaakte afspraken blijven staan. Het contactmoment krijgt de status Gesloten.
Sluiten is definitief. Twijfel je, wacht dan tot inschrijven vanzelf sluit.
Iets aanpassen
Klik op Bewerken in bericht om het bericht met het contactmoment te openen. Wat je nog kan aanpassen, hangt af van de status. Je leest het in Een contactmoment inplannen, onder Een contactmoment aanpassen.
Verder lezen
Een contactmoment inplannen (artikel A)