Voor wie: beheerders en moderatoren van de organisatie, en kanaalbeheerders.
Met een contactmoment plan je gesprekken in waarvoor contactpersonen zelf een tijdstip kiezen. Denk aan oudercontacten in een school of gesprekken met familie in een zorginstelling.
Je stelt het contactmoment in in een bericht. Zodra inschrijven opent, kiezen de contactpersonen in de Gimme app een tijdstip. Elke persoon in de gekozen kanalen krijgt één afspraak.
Waar vind je het?
Klik in het menu links op het klok-icoon Contactmomenten. Daar zie je al je contactmomenten en volg je de inschrijvingen op.
Zie je Contactmomenten niet in het menu? Dan staat de functie nog niet aan voor jouw organisatie, of heb je een andere rol nodig. Stuur ons een berichtje via de chat, dan helpen we je verder.
Een contactmoment starten
Je kan op twee manieren beginnen.
Vanuit Contactmomenten
Ga naar Contactmomenten.
Klik op het +-icoon naast de titel.
Er opent een nieuw bericht, met het venster Contactmoment instellen meteen open.
Hier kies je uit alle kanalen van je organisatie. De kanalen die je kiest, komen ook op het bericht.
Vanuit een bericht
Open een bericht in de editor.
Typ / op een nieuwe regel en kies Contactmoment.
Hier kies je uit de kanalen die al op het bericht staan. Kies dus eerst de kanalen van het bericht.
Een bericht heeft één contactmoment. Wil je er een tweede, maak dan een nieuw bericht.
Het contactmoment instellen in vier stappen
Stap 1: Basis
Titel: bijvoorbeeld Gesprekken november. Contactpersonen zien deze titel.
Beschrijving: extra uitleg, als je dat wil.
Kanalen: de kanalen van de personen over wie de gesprekken gaan. Elke persoon in deze kanalen krijgt één afspraak.
Stap 2: Momenten
Een moment is een dag met gesprekken. Voeg een moment toe voor elke dag waarop er gesprekken zijn.
Per moment vul je in:
Datum, Beginuur en Einduur.
Begeleiders: wie de gesprekken voert. Typ een naam om te zoeken. Voeg minstens één begeleider toe.
Kanalen: zie je alleen als het contactmoment voor meer dan één kanaal is. Standaard geldt het moment voor Alle kanalen. Heeft elk kanaal een eigen begeleider? Klik dan op Per kanaal splitsen. Je krijgt dan een moment per kanaal.
Vorm: Ter plaatse, Videogesprek of Telefonisch.
Plaats: bijvoorbeeld Vergaderzaal 1.
Tip: met Moment toevoegen neem je het vorige moment over. Je kiest alleen nog een nieuwe datum.
Stap 3: Gesprekken
Duur van een gesprek: standaard 15 minuten.
Buffer tussen gesprekken: tijd tussen twee gesprekken, standaard 5 minuten.
Pauzes: wil je een pauze, vul dan in na hoeveel gesprekken en hoe lang die duurt.
Gimme maakt daarmee zelf de tijdstippen aan.
Stap 4: Inschrijven
Kies wanneer inschrijven opent en wanneer het sluit.
Inschrijven staat minstens vier uur open.
Inschrijven sluit vóór het eerste gesprek begint.
Klik op Opslaan. Gimme kijkt alles na. Ontbreekt er iets, dan ga je meteen naar de stap waar het nodig is.
Het bericht publiceren
Het contactmoment staat nu als blok in je bericht. Klik erop om het opnieuw te bewerken.
Publiceer daarna het bericht zoals je gewoon doet. Vanaf dan:
staat het contactmoment op Gepland;
gaat inschrijven vanzelf open op het tijdstip dat je koos. Het contactmoment staat dan op Open, en de tijdstippen verschijnen;
kiezen contactpersonen in de Gimme app een tijdstip, rechtstreeks in het bericht;
sluit inschrijven vanzelf op het sluitmoment. Het contactmoment staat dan op Gesloten. Alle afspraken blijven staan.
In het voorbeeld van het bericht zie je een samenvatting. Met Resultaten bekijken ga je naar de inschrijvingen.
Een contactmoment aanpassen
Status | Wat kan je nog doen? |
Concept (bericht nog niet gepubliceerd) | Alles aanpassen. |
Gepland (inschrijven nog niet open) | Alles aanpassen. Publiceer het bericht daarna opnieuw, dan worden je wijzigingen toegepast. |
Open | De instellingen bekijken en een kanaal toevoegen. |
Gesloten | De instellingen bekijken. |
Goed om te weten
Haal je het blok uit het bericht vóór inschrijven opent, dan verdwijnt het contactmoment.
Haal je het blok weg terwijl inschrijven open staat, dan sluit het contactmoment. Gemaakte afspraken blijven bewaard.
Haal je een kanaal van het bericht terwijl inschrijven open staat, dan vervallen de afspraken van dat kanaal. De contactpersonen krijgen daar een melding van.
Verder lezen
Inschrijvingen voor een contactmoment opvolgen (artikel B, nog te schrijven)
Inschrijven voor een contactmoment in de Gimme app (artikel C, nog te schrijven)