Met Microsoft Bookings kiezen ouders zelf een moment voor een gesprek. Je maakt één boekingspagina voor je organisatie, met een aparte dienst voor elke klas. In Gimme deel je de link van elke klas in één bericht, zodat iedereen meteen bij de juiste klas terechtkomt.
1. Maak een boekingspagina voor je organisatie
Open Microsoft Bookings via het app-overzicht van Microsoft 365.
Kies Een boekingspagina maken en geef ze een duidelijke naam, bijvoorbeeld Oudercontact [naam organisatie].
Voeg de leerkrachten toe als medewerkers, zodat hun Outlook-agenda meetelt voor hun beschikbaarheid.
2. Maak een dienst voor elke klas
Ga naar Diensten en kies Nieuwe dienst toevoegen.
Geef de dienst de naam van de klas, bijvoorbeeld Oudercontact 3B.
Stel de duur van een gesprek in (bijvoorbeeld 10 minuten) en voeg eventueel buffertijd toe.
Kies de locatie: het klaslokaal of een online gesprek via Teams.
Wijs de leerkracht van die klas toe als medewerker.
Klik op Opslaan.
Herhaal dit voor elke klas.
3. Publiceer je pagina
Ga naar Boekingspagina.
Zorg dat ouders buiten je organisatie de pagina kunnen openen.
Klik op Opslaan en publiceren.
4. Kopieer de link van elke klas
Open de dienst van een klas.
Kopieer de link van die dienst.
Noteer de links per klas, zodat je ze straks snel kan invoegen.
5. Deel de links via een bericht in Gimme
Maak een nieuw bericht in Gimme in het kanaal dat alle ouders bereikt.
Schrijf een korte uitleg, bijvoorbeeld: "Kies hieronder de klas van je kind en boek een moment dat jou past."
Maak een lijst met de namen van alle klassen:
1A
1B
2A
…
Selecteer de naam van een klas en voeg de juiste link toe via de linkknop.
Doe dit voor elke klas en verstuur je bericht.
Ouders klikken op de klas van hun kind, kiezen een moment en krijgen automatisch een bevestiging in hun mailbox.
Tip
Test elke link voor je het bericht verstuurt, bij voorkeur in een privévenster. Zo zie je de pagina zoals ouders ze zien.
Een paar dingen om na te gaan voor je dit publiceert:
Licentie en toegang. Bookings zit niet in elk Microsoft 365-abonnement en moet soms eerst door de IT-beheerder worden ingeschakeld. Een korte opmerking hierover in het artikel voorkomt supportvragen.
Zichtbaarheid voor ouders. Standaard kan een boekingspagina beperkt zijn tot mensen binnen de organisatie. Ouders hebben dan geen toegang. Stap 3.2 is daarom belangrijk, maar ik ben niet zeker van de exacte naam van die instelling in de Nederlandstalige versie.
Knopnamen. Microsoft wijzigt de interface van Bookings regelmatig. Controleer daarom de labels, vooral die voor het kopiëren van de link per dienst.
Wil je dat ik beide handleidingen als conceptartikelen in Intercom zet?