Een activiteit die je in Google Agenda of Outlook plant, kan vanzelf in het juiste Gimme-kanaal verschijnen. Ouders en familie zien ze dan in de Gimme-app: in het kanaal en op Vandaag.
Dat kan op twee manieren:
| Organisatiekalender | Agenda per kanaal |
Wat | Eén agenda voor de hele organisatie. Codes in de titel bepalen in welk kanaal een activiteit komt. | Een agenda die volledig bij één kanaal hoort. Alle activiteiten komen in dat kanaal. |
Kies dit als | de school één gezamenlijke schoolagenda heeft | een klas of groep een eigen agenda bijhoudt |
Waar | Instellingen → Kalenders | Kanalen → het kanaal → Opties |
Hoe ver vooruit | 90 dagen | 30 dagen |
Voor je begint: je hebt een verbonden Google- of Microsoft-account nodig. Lees Je Google- of Microsoft-account koppelen.
Eén agenda voor de hele organisatie
Stap 1. Ga naar Instellingen → Kalenders en klik bij Organisatiekalender op Agenda toevoegen.
Klik bij Organisatiekalender op Agenda toevoegen
Stap 2. Kies de agenda die Gimme moet volgen en klik op Volgende.
Kies de schoolagenda in de lijst
Stap 3. Stel de codes in. Een code is een kort woord dat je in de titel van een activiteit zet, zoals L1 voor het eerste leerjaar. Bij elke code kies je het kanaal waar die activiteiten moeten verschijnen.
Per code kies je het kanaal
Zo werkt een code:
Zet de code als los woord in de titel, bijvoorbeeld Zwemmen L1. De code L1 raakt L10 dus niet.
Hoofdletters tellen niet mee. l1 en L1 zijn hetzelfde.
Meerdere codes in één titel brengen de activiteit naar meerdere kanalen. Sportdag L1 L2 verschijnt in het eerste én tweede leerjaar.
Houd de code kort, zonder komma's of extra woorden. Dus L1, niet L1, lager.
Stap 4. Kies wat er gebeurt met activiteiten zonder code. Dat stel je onderaan in, bij Geen overeenkomst:
Alle kanalen (standaard): handig voor een schoolfeest of een vrije dag.
Overslaan: activiteiten zonder code komen niet in Gimme.
Fallback kanalen: je kiest zelf in welke kanalen ze komen.
Bij Geen overeenkomst kies je wat er gebeurt met activiteiten zonder code
Stap 5. Klik op Volgende en bevestig. De agenda staat nu bij Organisatiekalender, met alle codes erbij.
De agenda is gekoppeld en actief
En daarna?
Je hoeft niets meer te doen. Een nieuwe, gewijzigde of geschrapte activiteit in de agenda komt vanzelf in Gimme. Dat geldt ook voor wijzigingen van collega's die de agenda mee beheren.
Een activiteit met code L1 verschijnt vanzelf in het kanaal Eerste leerjaar
Met de knoppen bij de agenda:
Bewerken (potloodje): codes en kanalen aanpassen. Dat kan enkel de collega die de agenda toevoegde.
Schakelaar: de agenda tijdelijk uit- of aanzetten. Ook dat kan enkel de collega die de agenda toevoegde.
Verwijderen (vuilbakje): de agenda loskoppelen.
Synchroniseren (pijltjes): zie hieronder.
Synchroniseren: alleen als iets niet meteen doorkomt
Gimme haalt wijzigingen zelf op. Komt een wijziging na enkele minuten nog niet door? Klik dan op het pijltjesicoon om meteen te synchroniseren.
Met het pijltjesicoon synchroniseer je meteen
Een agenda voor één kanaal
Stap 1. Ga naar Kanalen, open het kanaal en kies het tabblad Opties. Klik bij Kalenderintegratie op Agenda koppelen.
Bij Kalenderintegratie klik je op Agenda koppelen
Stap 2. Selecteer de agenda. Je kan er ook meerdere tegelijk kiezen.
Stap 3. Kies welke periode Gimme meteen ophaalt: de komende 2 weken of de komende maand. Via Periode verfijnen stel je het aantal dagen zelf in.
Kies hoeveel Gimme meteen ophaalt
Stap 4. Klik op Agenda koppelen. Alle activiteiten uit die agenda verschijnen nu in het kanaal. Codes zijn hier niet nodig.
Koppel je de agenda later los? Dan komen er geen nieuwe activiteiten meer bij. Wat al in het kanaal staat, blijft zichtbaar.
Hoe ver vooruit kijkt Gimme?
Gimme toont activiteiten uit een vaste periode, die elke dag meeschuift:
Organisatiekalender: van 7 dagen geleden tot 90 dagen vooruit.
Agenda per kanaal: de komende 30 dagen.
Zet je nu al de sportdag van mei in de agenda? Dan verschijnt die vanzelf in Gimme zodra ze binnen die periode valt.
Veelgestelde vragen
Een activiteit staat niet in het juiste kanaal.
Kijk of de code als los woord in de titel staat, precies zoals in Gimme. Staat er een typfout in de code, dan volgt de activiteit de regel bij Geen overeenkomst.
Ik kan de codes niet aanpassen.
Enkel de collega die de agenda toevoegde, ziet het potloodje. Vraag het aan die collega.
Moet elke leerkracht een agenda koppelen?
Nee. Eén collega koppelt de schoolagenda en deelt ze met het team in Google of Outlook. Lees Eén schoolagenda koppelen en samen beheren met je collega's.
Tip: begin met één agenda en twee codes. Werkt dat vlot, breid dan uit.