De schoolagenda leeft in Google Agenda of Outlook. Gimme toont de activiteiten uit die agenda automatisch in de juiste kanalen en in de Gimme app.
Zo werkt het:
Eén collega koppelt de agenda aan Gimme Studio. Dat gebeurt één keer.
Die collega deelt de agenda in Google of Outlook met de rest van het team.
Iedereen met bewerkrechten plant, wijzigt en schrapt activiteiten in die agenda. Gimme neemt alles vanzelf over.
Leerkrachten koppelen dus zelf niets. Ze werken in de agenda die ze al kennen.
Stap 1: Kies wie de koppeling maakt
De koppeling loopt via het account dat eigenaar is van de schoolagenda. Zo ben je zeker dat de agenda in de lijst verschijnt en dat de koppeling blijft werken.
Tip: gebruik een algemeen schoolaccount, zoals [email protected]. Zo blijft de koppeling werken, ook als er een collega vertrekt of van taak verandert.
Stap 2: Koppel het account in Gimme Studio
Ga naar Instellingen → Kalenders.
Klik bij Verbonden accounts op Google koppelen of Microsoft koppelen.
Meld je aan en geef Gimme toegang tot je agenda's.
Bij Verbonden accounts klik je op Google koppelen
Google vraagt in een apart scherm of Gimme je agenda's mag lezen. Vink dat zeker aan. Keur je enkel je naam en e-mailadres goed, dan zie je straks geen agenda's om uit te kiezen.
Stap 3: Voeg de schoolagenda toe
1) Klik bij Organisatiekalender op Agenda toevoegen.
Na het koppelen verschijnt de knop Agenda toevoegen
2) Kies de agenda die je wil delen met Gimme, bijvoorbeeld Schoolagenda. Enkel deze agenda wordt gesynchroniseerd. Je andere agenda's blijven erbuiten.
Kies de schoolagenda in de lijst
3) Stel de codes in. Een code is een kort woord dat je in de titel van een activiteit zet, bijvoorbeeld L1 voor het eerste leerjaar. Koppel elke code aan het juiste kanaal.
Per code kies je het kanaal waar de activiteit moet verschijnen
4) Klik op Volgende en bevestig.
De agenda staat nu bij Organisatiekalender, met alle codes erbij.
De schoolagenda is gekoppeld en actief
Een activiteit zonder code verschijnt standaard in alle kanalen. Handig voor iets als een schoolfeest of een vrije dag.
Stap 4: Deel de agenda met je collega's
Nu geef je collega's het recht om de agenda mee te beheren. Dat doe je in Google of Outlook, niet in Gimme.
In Google Agenda
Open Google Agenda op je computer.
Ga met je muis naar de schoolagenda in de lijst links, klik op de drie puntjes en kies Instellingen en delen.
Klik bij Delen met specifieke personen of groepen op Personen en groepen toevoegen.
Vul het e-mailadres van je collega in.
Kies bij Rechten voor Wijzigingen aanbrengen in afspraken.
Klik op Verzenden.
In Google Agenda kies je Wijzigingen aanbrengen in afspraken
Tip: werkt jullie school met Google Workspace? Deel de agenda dan met een groep, zoals [email protected]. Nieuwe collega's krijgen zo vanzelf toegang.
In Outlook
Open de agenda in Outlook.
Klik met de rechtermuisknop op de schoolagenda en kies Delen en machtigingen.
Vul het e-mailadres van je collega in.
Kies Kan bewerken.
Klik op Delen.
In Outlook kies je Kan bewerken
Je collega krijgt een uitnodiging per mail. Na het aanvaarden staat de schoolagenda in zijn of haar eigen Google Agenda of Outlook.
Stap 5: Activiteiten plannen, voor iedereen
Vanaf nu plant elke collega met bewerkrechten activiteiten rechtstreeks in de schoolagenda. Zet de code in de titel, en Gimme doet de rest.
Een activiteit met code L1 verschijnt vanzelf in het kanaal Eerste leerjaar
Een paar voorbeelden:
Titel in de agenda | Verschijnt in |
Zwemmen L1 | Eerste leerjaar |
Uitstap K1 | Kleutergroep |
Sportdag L1 L2 | Eerste en tweede leerjaar |
Pedagogische studiedag | Alle kanalen |
Verplaatst iemand een activiteit of schrapt hij ze? Dan past Gimme dat ook vanzelf aan.
Tip: bezorg je team een lijstje met de codes. Zo weet iedereen meteen welke code bij welke klas hoort.
Wie doet wat?
Wat | Waar | Wie |
Activiteiten toevoegen, wijzigen of schrappen | Google Agenda of Outlook | Iedereen met wie de agenda gedeeld is, met bewerkrechten |
Nieuwe collega's toegang geven | Google Agenda of Outlook | De eigenaar van de agenda |
Codes en kanalen aanpassen | Gimme Studio, Instellingen → Kalenders | De collega die de koppeling maakte |
Een synchronisatie starten | Gimme Studio, Instellingen → Kalenders | Beheerders van de organisatie |
Veelgestelde vragen
Moet elke leerkracht de agenda zelf koppelen in Gimme?
Nee. Eén koppeling volstaat voor de hele school. Leerkrachten werken gewoon in de gedeelde agenda.
Een wijziging staat nog niet in Gimme. Wat nu?
Wijzigingen komen normaal vanzelf door. Wil je niet wachten? Ga naar Instellingen → Kalenders en klik bij de agenda op het pijltjesicoon (Synchroniseren).
De collega die de koppeling maakte, vertrekt. Wat dan?
Laat een andere collega met het account van de eigenaar opnieuw koppelen en de agenda toevoegen. Daarom raden we een algemeen schoolaccount aan: dan hoeft er niets te veranderen.
Ik zie de schoolagenda niet in de lijst bij Agenda toevoegen.
Dan is de agenda waarschijnlijk met jou gedeeld, maar niet van jou. Laat de eigenaar de koppeling maken. Meer uitleg vind je in Kalender delen met Gimme (Google of Microsoft).
Lees ook