Hebben jullie geen Informat of WISA? Dan kan je klassen, leerlingen en oudercontacten importeren via een Excel-sjabloon. Het belangrijkste: elke leerling heeft een vast nummer dat bij elke nieuwe upload hetzelfde blijft.

Dit is bedoeld voor scholen die hun leerlingenlijst in Excel of een export uit een ander pakket bijhouden.

Je hebt in Gimme Studio de rol eigenaar of beheerder nodig.

Zie ook: Leerlingenbeheer koppelen voor het algemene overzicht van de importflow.

1. Wanneer gebruik je Excel?

Gebruik Excel als jullie geen koppeling met Informat of WISA hebben.

Excel is geen live koppeling. Gimme leest het bestand dat jij uploadt. Wijzigingen in jullie administratie komen pas binnen als je een nieuw bestand uploadt en opnieuw importeert.

2. Het sjabloon downloaden

1. Ga in Gimme Studio naar Instellingen → Integraties.
2. Kies Excel.
3. Open Bestand uploaden (of Verbinden als er nog geen bestand is).
4. Klik op Sjabloon downloaden.

Het bestand heeft twee tabbladen:

- Students — hier vul je de leerlingen in (dit tabblad leest Gimme).
- Instructions — korte uitleg. Die mag je laten staan.

Niet doen: kolomkoppen op het tabblad Students wijzigen of verwijderen. Gimme herkent de kolommen aan die kopteksten, niet aan de volgorde.

Alleen .xlsx. Maximum 10 MB en 10.000 rijen.

3. Het sjabloon invullen

Eén leerling per rij.

Verplichte kolommen

Kolom	Wat je invult
Student ID	Een vast nummer per leerling. Zie sectie 4.
First Name	Voornaam
Last Name	Familienaam
Class	Klas- of groepsnaam, bv. 1A of L3b. Elke unieke naam wordt een klas die je later aan een Gimme-kanaal koppelt.

Optionele kolommen

Kolom	Wat je invult
Stamboeknummer	Officieel stamboeknummer. Gimme gebruikt dit niet om leerlingen te herkennen. Mag leeg.
Birthdate	Geboortedatum: JJJJ-MM-DD of DD/MM/JJJJ.
Contact 1 / Contact 2	Ouder of voogd. Zodra je één contactveld invult, is e-mail verplicht. Relatie bij een contact: parent, guardian, caretaker of other (Engels, zoals in het sjabloon).

4. Student ID: het belangrijkste veld

Student ID is hoe Gimme een leerling herkent. Niet de naam, niet de klas, niet het stamboeknummer.

Gebruik een nummer dat jullie school al heeft en dat niet verandert: intern leerlingnummer, of het stamboeknummer als dat uniek en blijvend is.

Zet dat nummer in de kolom Student ID. De koptekst Student ID moet blijven staan.

Wat je doet	Wat Gimme doet bij de volgende import
Zelfde Student ID, andere naam of klas	Dezelfde leerling wordt bijgewerkt
Nieuw Student ID	Nieuwe leerling
Student ID ontbreekt in het nieuwe bestand	Gimme ziet die leerling als verdwenen
Student ID wijzigen (bv. S001 → S1)	Oude leerling weg, nieuwe leerling erbij

Stamboeknummer in een andere kolom zetten is niet genoeg. Alleen de kolom Student ID telt als identiteit. Wil je het stamboeknummer als id gebruiken? Zet het in Student ID. Je mag het daarnaast ook in de kolom Stamboeknummer zetten.

Mag Student ID leeg blijven?

Technisch wel, als voornaam + naam + klas uniek is in het bestand. Gimme maakt dan zelf een code, bv. peeters-emma-1a.

Dat is breekbaar: andere schrijfwijze of andere klas = andere leerling. Vul Student ID daarom altijd in. Twee leerlingen met dezelfde naam in dezelfde klas zonder id worden overgeslagen.

5. Controleren en uploaden

Kies het ingevulde .xlsx-bestand in de modal.
Klik eerst op Controleren. Gimme toont hoeveel rijen en klassen geldig zijn, en welke rijen overgeslagen worden.
Klopt het? Klik op Uploaden.

Fouten in een rij (lege voornaam, ongeldige e-mail, dubbel Student ID) laten die rij vallen. De rest mag doorgaan. Pas als geen enkele rij geldig is, weigert Gimme het hele bestand.

Na een geslaagde upload is het bestand gekoppeld. De leerlingen staan nog niet in Gimme: daarvoor start je de import.

6. Import starten

Op de Excel-kaart: Import starten.
Kies de klassen die je wil importeren.
Koppel elke klas aan een Gimme-kanaal (of bevestig de voorgestelde naam).
Loop de wizard: nieuwe leerlingen, verwijderde leerlingen, contactpersonen, wijzigingen.
Bevestig.

Alleen eigenaars en beheerders kunnen een import starten.

7. Later bijwerken

Exporteer of vul opnieuw het sjabloon. Houd dezelfde Student ID's.

Op de Excel-kaart: Bestand vervangen.
Upload het nieuwe bestand (eventueel eerst Controleren).
Start opnieuw een import. Gimme toont wat nieuw, gewijzigd of verdwenen is.

Ontkoppelen verwijdert alleen het geüploade bestand. Bestaande kanalen en leerlingen blijven staan.

8. Veelgemaakte fouten

Kolomkoppen vertaald of hernoemd
Student ID mag niet Leerlingnummer worden. Gimme herkent de Engelse koppen uit het sjabloon.

Stamboeknummer in de eerste kolom, kop hernoemd
De volgorde van kolommen speelt geen rol. Alleen de kop Student ID is de identiteit.

CSV of oud .xls
Alleen .xlsx.

Tweede tabblad met extra data
Gimme leest het eerste gegevenstabblad (Students). Zet alle leerlingen daar.

Namen licht anders bij een lege Student ID
Emma Peeters vs Emma Peeter wordt een andere leerling. Gebruik Student ID.

Ouder ingevuld zonder e-mail
Die rij wordt overgeslagen.

Dubbel Student ID
Alle rijen met dat nummer vallen af, niet alleen de extra.

9. Kort onthouden

- Download het sjabloon, verander de koppen niet.
- Eén leerling per rij; Student ID, naam en klas verplicht.
- Student ID = vast nummer, elke upload hetzelfde.
- Stamboeknummer is extra, geen herkenning.
- Eerst controleren, dan uploaden, dan importeren.
- Bijwerken = nieuw bestand met dezelfde Student ID's, daarna opnieuw importeren.

Excel koppelen met gimme