De beste manier om ouders snel en foutloos te koppelen aan de juiste klas, is door hun e-mailadressen te importeren vanuit je bestaande administratiesysteem (bv. Wisa, Informat, Smartschool, …).
Afhankelijk van je situatie volg je één van de onderstaande scenario’s:
ℹ️ Belangrijk! Om de kanalen aan te passen moet je beheerdersrechten hebben.
Moeten ouders opnieuw bevestigen?
Nee. Ouders die vorig jaar al actief waren in Gimme hoeven niets te doen.
Wanneer je hun e-mailadres opnieuw importeert in de juiste klas:
Staat er een naam bij het kaartje? 👉 Dan is de ouder al actief en wordt automatisch toegevoegd.
Staat er enkel een e-mailadres? 👉 Dan is de ouder nog niet actief en ontvangt een uitnodiging.
Dit is precies het voordeel van deze methode: je behoudt de controle als school, je verliest geen ouders, en je hoeft niet te rekenen op ouders die zelf hun klas moeten aanpassen.
Zijn er toch dubbele e-mail adressen omdat er een verschil is tussen gimme en het administratieplatform? Lees dan even deze pagina.
⏭️ Scholen die vorig jaar al met Gimme werkten – klassen stromen door
Gaan alle leerlingen uit een klas samen naar het volgende leerjaar? Hernoem dan de bestaande klas.
👉 Dit is de eenvoudigste methode: je hoeft enkel de naam van de klas te wijzigen.
Klik op een klas.
Klik rechtsboven op het potloodje.
Pas de naam van de klas aan.
Voorbeeld: Eerste leerjaar → Tweede leerjaar.
(Herhaal dit voor elke klas die doorstroomt. Archiveren is hier niet nodig.)
🔄 Scholen die vorig jaar al met Gimme werkten met gemixte klassen
(leerlingen verhuizen niet 1-op-1) Wanneer je klassen gemixt worden (bv. leerlingen uit 2L worden verdeeld over 3L), gebruik je dit scenario.
👉 Dit lijkt op meer werk, maar is de snelste en meest overzichtelijke methode.
Archiveren is veilig: je verliest geen info. Ouders die vorig jaar al actief waren, behouden hun profiel. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je alles opnieuw moet opbouwen.
Tip: omdat je met exports uit je administratiesysteem werkt, kan je in één keer een volledige klas importeren. Dat gaat veel sneller dan ouders handmatig verplaatsen.
Stappen:
Open je administratiesysteem en exporteer per klas de e-mailadressen van de ouders (raadpleeg de handleiding van jullie administratie- of leerlingvolgsysteem).
Archiveer de oude kanalen. (Ze verschijnen daarna bij Gearchiveerde kanalen. Lees hier meer over archiveren en verwijderen van kanalen)
Maak nieuwe kanalen voor de nieuwe klassen.
Klik op een klas.
Klik op Volgers.
Klik op Volgers uitnodigen.
Plak de lijst met e-mailadressen van die klas.
Klik op Uitnodigen.
👉 Kaartjes verschijnen opnieuw per ouder:
E-mailadres = ouder nog niet actief.
Naam = ouder is al actief.
🆕 Nieuwe school die start met gimme
👉 Dit scenario gebruik je wanneer je voor het eerst met Gimme start.
Open je administratiesysteem en exporteer per klas de e-mailadressen van de ouders (raadpleeg de handleiding van jullie administratie- of leerlingvolgsysteem).
Open Gimme en maak per klas een nieuw kanaal aan.
Klik op een klas.
Klik op Volgers.
Klik op Volgers uitnodigen.
Plak de lijst met e-mailadressen van die klas.
Klik op Uitnodigen.
👉 Je ziet nu kaartjes verschijnen per ouder:
Staat er enkel een e-mailadres? Dan is de ouder nog niet actief in Gimme.
Staat er een naam? Dan is de ouder al actief en gelinkt.
❌ Ouders zelf hun klas laten aanpassen
Vroeger bestond er een methode waarbij ouders zelf hun klas konden aanpassen. Dat was handig in de tijd dat scholen nog veel e-mailadressen moesten verzamelen.
👉 Vandaag raden we dit niet meer aan:
Alle oudergegevens zitten nu in het leerlingvolgsysteem (zoals Wisa, Informat, Smartschool …).
Als ouders het zelf moeten doen, vergeet een deel van hen dit of stellen het uit.
Door de adressen zelf te importeren, behoudt de school controle en weet je zeker dat iedereen in de juiste klas zit.
✅ Tip voor een vlotte start
Werk altijd met exportbestanden uit je administratiesysteem. Zo ben je zeker dat je de juiste en meest recente e-mailadressen gebruikt.
Ouders die vorig jaar al actief waren in Gimme, behouden hun profiel. Je hoeft hen dus niet opnieuw uit te leggen hoe Gimme werkt.
Archiveren is veilig: de oude kanalen blijven beschikbaar onder Gearchiveerde kanalen, je kan ze nadien ook verwijderen.
🗑️ Gearchiveerde kanalen verwijderen
Wanneer je een klas archiveert, verschijnt die onder Gearchiveerde kanalen. Zo behoud je tijdelijk nog toegang tot het oude kanaal.
👉 Na een tijdje is het best om deze gearchiveerde kanalen ook te verwijderen. Dat doe je door naast de naam op de drie puntjes te klikken en dan te kiezen voor "verwijder kanaal".
Je houdt de omgeving proper en overzichtelijk.
Alle inhoud die je in die kanalen gemaakt had, blijft veilig beschikbaar via Inhoud beheren.
Zo verlies je dus niets, maar vermijd je dat je lijst met gearchiveerde kanalen onnodig lang wordt.