🎯 Waarom dit artikel?
Bij Gimme draait alles om oudercommunicatie. We willen scholen, opvang en zorginstellingen helpen om gezinnen vlot en helder te bereiken.
Administratiesystemen zoals Bingel, Scoodle, WISA, Informat, Smartschool, ... zijn gebouwd voor administratie: ze beheren de officiële gegevens van leerlingen en ouders. Sommige hebben ook een communicatiemodule, maar die is nooit hun kerntaak.
👉 Gimme focust 100% op communicatie. Dat is onze specialisatie. Je zou het kunnen vergelijken met telefoons: een eenvoudige gsm kan bellen en sms’en, maar een smartphone is veel krachtiger omdat die helemaal rond communicatie ontworpen is.
Op dezelfde manier is Gimme geen vervanging van een administratiesysteem, maar een aanvulling. Administratie blijft de single source of truth voor interne gegevens, en Gimme bouwt daarop verder om externe communicatie met ouders zo sterk mogelijk te maken.
🔍 Waarom ontstaan er dubbele e-mailadressen?
Soms gebruiken ouders een ander e-mailadres in Gimme dan wat in de administratie staat.
Zelfde e-mailadres in administratie en Gimme
✅ Alles verloopt vlekkeloos. Het profiel blijft behouden, de ouder hoeft niets te doen.Ander e-mailadres in administratie en Gimme
⚠️ Er wordt een nieuw profiel aangemaakt en de ouder krijgt een nieuwe uitnodiging. Dit kan verwarrend zijn.
ℹ️ Dit is geen fout in Gimme, maar een logisch gevolg van hoe databanken werken. Als de brongegevens verschillen, ontstaat er een dubbele ingang.
🛠️ Hoe los je dit op?
🔑 Optie 1: Administratie primeert (interne communicatie als basis)
Hou vast aan de adressen uit het administratiesysteem.
Ouders die een ander adres in Gimme gebruiken, melden zich opnieuw aan met het adres uit de administratie.
✅ Voordeel: de administratie blijft consistent en correct.
🔑 Optie 2: Ouder primeert (externe communicatie als basis)
Neem het adres over dat ouders effectief in Gimme gebruiken.
Ouders geven hun actief gebruikte adres door aan de school.
School past dit aan in de administratie.
✅ Voordeel: ouders blijven hun vertrouwde adres gebruiken.
👉 Welke methode je kiest, hangt af van jullie werking. Het doel is altijd hetzelfde: één databank = juiste databank = vlotte communicatie in Gimme.
💡 Praktische tips
📢 Communiceer vooraf: leg ouders uit dat het belangrijk is om overal hetzelfde e-mailadres te gebruiken.
📊 Vergelijk lijsten indien nodig: zet een export uit Gimme naast een export uit WISA/Informat om verschillen op te sporen.
🤝 Hou het eenvoudig: meestal gaat het om een kleine groep ouders, focus op die uitzonderingen.
📄 Voorbeeldtekst om met ouders te delen
Beste ouder,
We merkten dat er bij jou een verschil is tussen het e-mailadres dat in onze schooladministratie staat en het e-mailadres waarmee je Gimme gebruikt. Daardoor kan je soms dubbele of nieuwe uitnodigingen krijgen.
Er zijn twee manieren om dit op te lossen:
Afmelden en opnieuw aanmelden met het e-mailadres waarmee je door de school bent uitgenodigd.
Of nog beter: laat ons weten welk e-mailadres jij in Gimme gebruikt, zodat we dit ook in onze administratie kunnen aanpassen.
Dankjewel om dit even na te kijken! Zo zorgen we samen dat je steeds alle schoolinfo vlot ontvangt via Gimme.
✅ Belangrijk om te onthouden
Administratie = interne communicatie.
Gimme = externe communicatie.
Samen vormen ze een krachtig geheel: de administratie als single source of truth, en Gimme als upgrade die de communicatie met ouders vlot, helder en overzichtelijk maakt.